Приложение к Постановлению от 26.08.2008 г № 492 Административный регламент
Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресе центрального государственного архива, предоставляющего государственную услугу
Центральный государственный архив Республики Тыва
Адрес: ул. Кечил-оола, д. 91, г. Кызыл, 667010
Телефон: (8-39422) 5-47-07, 5-32-39
Адрес сайта: www.arhivtuva.da.ru.
Адрес электронной почты e-mail: arhivtuva@mail.ru.
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва
Государственной услуги "Согласование инструкций по
делопроизводству, номенклатур дел, положений об
экспертной комиссии и об архиве организации"
I.Общие положения
1.Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва государственной услуги по согласованию инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и об архиве организации (далее - Государственная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного агентства Республики Тыва (далее - Агентство), порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также между Агентством и республиканскими органами государственной власти, архивными учреждениями республики, органами местного самоуправления и организациями при осуществлении полномочий по согласованию в пределах своей компетенции инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и об архиве организации для органов государственной власти Республики Тыва, органов местного самоуправления муниципальных образований республики, подведомственных организаций.
Нормативно-правовое регулирование предоставления
Государственной услуги
2.Предоставление Государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19;
Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263;
Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;
Приказом Федерального архивного агентства от 9 марта 2005 г. N 17 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2005, N 29; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13 июля 2005 г., регистрационный N 6784);
Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Российская газета, 2007, N 108; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14 мая 2007 г., регистрационный N 9449);
Законом Республики Тыва от 3 июля 2006 г. N 1893 ВХ-1 "Об архивном деле в Республике Тыва";
Положением об Архивном агентстве Республики Тыва, утвержденным постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. N 597.
Орган по предоставлению Государственной услуги
3.Государственная услуга оказывается Агентством. Технологическое обеспечение Государственной услуги осуществляется специалистами Центрального государственного архива Республики Тыва (далее - ЦГА РТ) путем подготовки вопроса о согласовании инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и об архиве организации на рассмотрение экспертно-методической проверочной комиссии Агентства (далее - ЭПМК Агентства) в соответствии с ее компетенцией, определенной Положением об ЭПМК Агентства.
II.Требования к порядку предоставления
Государственной услуги
Порядок информирования о Государственной услуге
4.Государственная услуга предоставляется организациям, являющимся источниками комплектования архивных учреждений Республики Тыва.
5.Описание конечного результата предоставления Государственной услуги.
Конечным результатом предоставления Государственной услуги организациям, являющимся источниками комплектования архивных учреждений Республики Тыва (далее - организации-источники комплектования), является решение ЭПМК Агентства о согласовании инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положений об экспертной комиссии и об архиве организации, оформленное в виде грифа "согласования", располагающегося ниже реквизита "подпись" в левом нижнем поле представленного на согласование документа.
6.Способ получения сведений о месте нахождения и графике работы Агентства, предоставляющего Государственную услугу.
Сведения о месте нахождения Агентства, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте архива.
Место нахождения Агентства и его почтовый адрес: ул. Кечил-оола, д. 91, г. Кызыл, 667010.
Телефоны Агентства: 5-48-45, 5-38-03.
Факс: 5-48-45.
Электронный адрес Агентства: e-mail: arhivtuva@mail.ru.
7.Перечень документов, необходимых для получения организациями-источниками комплектования Государственной услуги.
Для получения Государственной услуги организация-источник комплектования представляет в ЦГА РТ, источником комплектования которого она является, с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации-источника комплектования следующие документы:
проект инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об экспертной комиссии, положения об архиве организации на бумажном носителе и в электронном виде (приложения N 1, 2, 3, 4) (приложение 4 не приводится);
выписку из протокола заседания экспертной комиссии организации-источника комплектования по этому вопросу (решение экспертной комиссии);
Организация - источник комплектования представляет в ЦГА РТ, источником комплектования которого она является, документы посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи.
8.Порядок получения информации о процедуре предоставления Государственной услуги.
Информирование по процедуре предоставления Государственной услуги проводится:
посредством личного обращения в Агентство;
по телефонам Агентства;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
на Интернет-сайте Агентства.
9.Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения заинтересованных лиц, требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с получателями Государственной услуги.
Специалист Агентства, ответственный за прием, обязан принять представителя организации - источника комплектования.
Специалист Агентства, осуществляющий устное информирование, должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других специалистов.
В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.
При информировании по процедуре предоставления Государственной услуги по письменным обращениям ответ на письменное обращение излагается в простой, четкой и понятной форме за подписью директора Агентства с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.
Ответ направляется письменно в виде почтового отправления, электронной почтой либо через интернет-сайт Агентства в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица.
При письменном информировании ответ направляется заинтересованному лицу в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения заинтересованного лица.
Информация по письменному запросу, направленная через интернет-сайт Агентства, размещается на сайте в разделе "обратная связь" в течение 30 рабочих дней со дня поступления обращения заинтересованного лица.
10.Требования к удобству и комфорту мест предоставления Государственной услуги.
Организация приема по информированию о предоставлении Государственной услуги осуществляется сотрудниками ЦГА РТ на рабочем месте.
Условия и сроки предоставления Государственной услуги
11.Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел (приложение N 1), положений об экспертной комиссии (приложение N 2), положений об архиве организации осуществляется путем рассмотрения их на заседании ЭПМК Агентства в срок не более 30 дней со дня поступления необходимых документов в Агентство. При наличии замечаний со стороны членов ЭПМК Агентства и необходимости их устранения представленные документы возвращаются без согласования для доработки. Последующее рассмотрение осуществляется в срок не более 30 дней со дня повторного поступления.
Представление инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии, положений об архиве организации для согласования осуществляется архивными учреждениями Республики Тыва не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания ЭПМК Агентства.
Перечень оснований для отказа в предоставлении
Государственной услуги
12.Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 7.
13.Ненадлежащее оформление представленных документов.
14.Наличие замечаний к содержанию представленных на согласование документов.
Об отказе в предоставлении Государственной услуги по основаниям, перечисленным в пунктах 12 и 13, организация - источник комплектования информируется письменно через ЦГА РТ, источником комплектования которого является, не позднее 5 дней со дня поступления документов в Агентство.
Об отказе в предоставлении Государственной услуги по основаниям, перечисленным в пункте 14 организация - источник комплектования информируется письменно Агентством не позднее 30 рабочих дней после принятия решения на ЭПМК Агентства.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий при
предоставлении Государственной услуги
15.Прием документов от организации - источника комплектования.
Прием и регистрацию документов организации - источника комплектования, поступивших через ЦГА РТ, источником комплектования которого она является, осуществляет специалист отдела комплектования ведомственных архивов и делопроизводства.
Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение членам ЭПМК Агентства.
В соответствии с Регламентом работы ЭПМК Агентства секретарь ЭПМК Агентства:
- совместно с главным специалистом проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК Агентства, и при выявлении нарушений, указанных в пунктах 12, 13, 14, немедленно информируют об этом ЦГА РТ, источником комплектования которого является организация.
В случае, если по истечении 10 рабочих дней организация - источник комплектования не представит в адрес Агентства необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПМК Агентства готовит уведомление с обоснованием отказа в предоставлении Государственной услуги за подписью директора Агентства или директора ЦГА РТ, являющегося председателем ЭПМК Агентства, и не позднее трех рабочих дней (с момента истечения 30-дневного срока ожидания) направляет его в организацию - источник комплектования по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации - источника комплектования;
- регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК Агентства;
- включает рассмотрение вопроса о согласовании инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии, положений об архиве организации в повестку ЭПМК Агентства.
16.Процедура подготовки рассмотрения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии, положений об архиве организации на заседании ЭПМК Агентства.
Представленные инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об экспертной комиссии, положения об архиве организации подлежат рассмотрению членами ЭПМК Агентства.
Срок рассмотрения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии, положений об архиве организации определяется председателем ЭПМК Агентства, но не может превышать 30 рабочих дней.
Членами ЭПМК Агентства по результатам рассмотрения представленных документов вносятся отметки в лист согласования. При наличии замечаний, представленные документы вместе с замечаниями, изложенными в письменном виде, передаются в организацию - источник комплектования для анализа полученных замечаний и их устранения.
Повестка дня очередного заседания ЭПМК Агентства и весь комплекс рассматриваемых документов секретарем ЭПМК Агентства передаются председателю и членам ЭПМК Агентства не позднее чем за 5 дней до заседания. При необходимости присутствия на заседании ЭПМК Агентства представителя организации - источника комплектования секретарь ЭПМК Агентства за 10 рабочих дней до заседания ЭПМК Агентства направляет руководителю организации - источника комплектования письмо с предложением о направлении на заседание ЭПМК Агентства ответственного исполнителя.
Рассмотрение инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии, положения об архиве организации на заседании ЭПМК Агентства осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПМК Агентства, установленной Регламентом работы ЭПМК Агентства.
Решение ЭПМК Агентства о согласовании (несогласовании) инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об экспертной комиссии, положения об архиве организации, после утверждения протокола заседания ЭПМК Агентства секретарем ЭПМК Агентства, доводится до организации - источника комплектования путем направления в течение 10 рабочих дней выписки из протокола заседания ЭПМК Агентства, подписанной председателем и секретарем ЭПМК Агентства и заверенной печатью Агентства, а также при согласовании документа путем оформления грифа "согласования" на представленном документе.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
Государственной услуги на основании настоящего Регламента
17.Организация - источник комплектования через уполномоченное лицо может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления Государственной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно непосредственно к директору Агентства или директору ЦГА РТ.
В письменном обращении указываются:
- полное наименование организации - источника комплектования (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);
- почтовый адрес;
- предмет обращения;
- подпись;
- дата.
Письменная жалоба должна быть рассмотрена в срок не более 30 рабочих дней с момента ее поступления.
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения и применении мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления Государственной услуги, на основании настоящего Регламента, которые повлекли за собой обращение.
Жалоба организации - источника комплектования считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.
Если организация - источник комплектования не удовлетворена решением, принятым в ходе рассмотрения обращения, или решение не было принято, действия (бездействия) Агентства могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.