Приложение к Постановлению от 26.08.2008 г № 492 Административный регламент
Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресе центрального государственного архива республики тыва, предоставляющего государственную услугу
Центральный государственный архив Республики Тыва
Адрес: ул.Кечил-оола, д. 91, г. Кызыл, 667010.
Телефон: (8-39322) 5-47-07, 5-32-39.
Адрес сайта: www.arhivtuva.da.ru.
Адрес электронной почты e-mail: arhivtuva@mail.ru.
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва
Государственной услуги "Исполнение запросов, связанных
с реализацией прав и свобод граждан"
I.Общие положения
1.Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва государственной услуги по исполнению запросов, связанных с реализацией прав и свобод граждан (далее - Государственная услуга), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного агентства Республики Тыва (далее - Агентство), а также порядок взаимодействия Агентства с Правительством Республики Тыва, Центральным государственным архивом Республики Тыва (далее - ЦГА РТ), администрациями кожуунов и организациями (далее - организации) при осуществлении предоставления Государственной услуги.
Нормативно-правовое регулирование
предоставления Государственной услуги
2.Предоставление Государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г.;
Конституцией Республики Тыва от 6 мая 2001 г.;
Законом РСФСР от 18 октября 1991 г. N 1761 "О реабилитации жертв политических репрессий";
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Законом Республики Тыва от 13 июля 2006 г. N 1893 ВХ-1 "Об архивном деле в Республике Тыва";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный N 9059);
Приказом Росархива от 8 декабря 1993 г. N 10 "Об утверждении номенклатуры платных работ и услуг и методических рекомендаций по расчету свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями и организациями";
Приказом Федерального архивного агентства от 9 марта 2005 г. N 17 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства" (зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ 13 июля 2005 г., регистрационный N 6784);
Положением об Архивном агентстве Республики Тыва, утвержденным постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. N 597 "Об утверждении Положения об Архивном агентстве Республики Тыва и его структуры".
Орган по предоставлению Государственной услуги
3.Предоставление Государственной услуги осуществляет Агентство.
Непосредственное исполнение запросов граждан осуществляют ЦГА РТ, через отдел использования, информации и публикации архивных документов.
II.Требования к порядку предоставления
Государственной услуги
Порядок информирования о Государственной услуге
4.Государственная услуга предоставляется в форме архивных справок (приложение N 1), архивных выписок и архивных копий, писем об отсутствии сведений, выдаваемых Агентством.
5.Место нахождения Агентства и его почтовый адрес: 667010, г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91.
6.Электронный адрес Агентства: arhivtuva@mail.ru.
7.Место нахождения и телефоны структурных подразделений Агентства, предоставляющих Государственную услугу:
ЦГА РТ - 667010, г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91. (394-22) 5-47-07, 5-32-39, (факс) 5-48-45.
8.Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- по электронной почте;
- при личном обращении граждан;
- на стенде в уголке для посетителей.
9.По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
10.По телефону должностные лица Агентства дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов.
11.По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.
12.Прием граждан осуществляется:
в ЦГА РТ - специалистом отдела использования, информации и публикации архивных документов, понедельник - четверг с 8-00 до 12-00 час. и с 13-00 до 17-00 час. в кабинете на первом этаже по ул. Кечил-оола, д. 91.
В случае изменения режима работы Агентства в целом приказом может быть установлен иной режим приема граждан.
13.Место ожидания граждан (холл на первом этаже) оборудуется местами для сидения (кресла, диваны), столами для оформления необходимых документов, оснащается информационными стендами.
На стендах размещается следующая информация:
- график приема граждан;
- фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;
- перечень документов, необходимых для предоставления Государственной услуги;
- перечень платных услуг;
- образец заполнения заявления.
Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.
14.При приеме граждан лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации в документах Агентства, сроках и условиях предоставления Государственной услуги, а также проверяет наличие в заявлении сведений, дающих право на получение архивных справок (выписок, копий):
- паспортных данных заявителя;
- данных свидетельства о браке (в случае изменения фамилии заявителя);
- данных, подтверждающих родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);
- доверенности (при запросе сведений на других лиц, с целью соблюдения ограничений в использовании документов, предусмотренных архивным законодательством, если исполнение запроса заявителя требует обращения к документам, содержащим информацию конфиденциального характера).
15.При поступлении запросов граждан заполняется анкета-заявление о выдаче архивной справки (приложение N 2).
Основание для предоставления Государственной услуги
16.Основанием для предоставления Государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Агентства, в том числе переданный по электронной почте.
В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении граждане (юридические лица) указывают следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано;
- фамилию, имя, отчество заявителя (полное наименование юридического лица);
- почтовый адрес места жительства заявителя (юридический или фактический адрес юридического лица);
- перечень запрашиваемых сведений;
- дату;
- личную подпись.
Интернет-обращения граждан должны содержать следующие реквизиты:
- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
- изложение существа обращения;
- фамилию, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес места жительства;
- электронный адрес;
- дату отправления письма.
17.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Условия и сроки предоставления Государственной услуги
18.Запросы граждан, поступившие в Агентство, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях директор Агентства либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
19.Запросы депутатов палат Великого Хурала Республики Тыва, связанные с реализацией прав и свобод граждан, исполняются в течение 15 дней, письма и запросы Правительства Республики Тыва - в течение 10 дней (поставленные на контроль).
Перечень оснований для отказа в предоставлении
Государственной услуги
20.По запросам, поступившим в Агентство, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений.
21.Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения, не содержащие фамилии, почтового адреса или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению Государственной услуги
22.Запросы социально-правового характера, связанные с реализацией прав и социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий при
предоставлении Государственной услуги
23.Ответственным за предоставление Государственной услуги является директор Агентства.
24.Организация предоставления Государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрацию запросов и передачу их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение;
- подготовку, оформление и направление ответов гражданам и юридическим лицам (заявителям).
25.Порядок предоставления Агентством Государственной услуги через ЦГА РТ осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение N 3).
Регистрация запросов и передача их на исполнение
26.Поступившие в Агентство письменные запросы (заявления) регистрируются и передаются в ЦГА РТ, в течение 3 дней со дня поступления запрос регистрируется должностным лицом в базе данных "Учет запросов учреждений и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового характера".
Депутатские запросы, запросы федеральных органов государственной власти, запросы депутатов палат Великого Хурала Республики Тыва, письма Правительства Республики Тыва, связанные с реализацией прав и свобод граждан, регистрируются в день поступления.
27.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению Государственной услуги.
28.После регистрации запросы передаются на рассмотрение директору ЦГА РТ. Рассмотренные заявления с резолюцией директора ЦГА РТ поступают к начальнику отдела информации, использования и публикации документов для распределения по исполнителям.
29.Запросы, поступившие на имя директора Агентства, рассматриваются им непосредственно, после чего с его резолюцией направляются в соответствующее структурное подразделение
30.Запросы, поступившие в Агентство от депутатов, из комитетов и комиссий палат Великого Хурала Республики Тыва, из органов исполнительной власти, рассматриваются директором Агентства в день поступления.
31.При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.
Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке.
Анализ тематики поступивших запросов
32.Работники ЦГА РТ осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата в ЦГА РТ и информационного материала. При этом определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- возможность исполнения запроса.
Направление запросов на исполнение
33.По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.
34.При необходимости Агентство направляет запросы на исполнение в соответствующие организации, муниципальные архивы.
35.В случае, если исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, Агентство направляет в соответствующие организации для исполнения копии запроса, указывая в сопроводительном письме, что ответ необходимо направить в адрес заявителя.
Подготовка, оформление и направление ответов гражданам
36.Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации, муниципальные архивы, Агентство письменно уведомляет об этом граждан (заявителей).
37.В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т. д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
Архивные справки, архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке ЦГА РТ с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия". При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной справки (выписки) приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов). В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью ЦГА РТ (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления). Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью ЦГА РТ и подписью его директора или уполномоченного должностного лица.
При отсутствии в ЦГА РТ документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке ЦГА РТ составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.
Отрицательные ответы, архивные справки, архивные копии, архивные выписки высылаются в адрес заявителей почтой. При отправке ответа заявителю высылается первый экземпляр архивной справки, архивной выписки, архивной копии, подготовленной ЦГА РТ, и первый экземпляр сопроводительного письма.
38.Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Порядок и формы контроля за совершением
действий и принятием решений
39.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению запросов осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
40.Текущий контроль за совершением действий по предоставлению Государственной услуги, определенной административными процедурами, и принятием решений осуществляется директором Агентства.
41.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению Государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
42.Агентство осуществляет контроль за предоставлением Государственной услуги ЦГА РТ.
43.Контроль за полнотой и качеством исполнения Государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Агентства.
44.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
45.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Агентства) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
46.Для проверки полноты и качества исполнения Государственной услуги директором Агентства формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Агентства.
47.Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых в ходе предоставления Государственной
услуги на основании настоящего Регламента
48.Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
49.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
50.Директор Агентства:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
51.Ответ на жалобу подписывается директором Агентства.
52.Ответ на жалобу, поступившую в Агентство, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
53.Письменная жалоба, поступившая в Агентство, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях директор Агентства вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
54.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Агентство при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
55.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Агентства, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Агентство. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.