Приложение к Постановлению от 26.08.2008 г № 492 Административный регламент
Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресе центрального государственного архива, предоставляющего государственную услугу по исполнению запросов Российских граждан
Центральный государственный архив Республики Тыва
Адрес: ул. Кечил-оола, д. 91, г. Кызыл, 667010
Телефон: (8-39422) 5-47-07, 5-32-39
Адрес сайта: www.arhivtuva.da.ru.
Адрес электронной почты e-mail: arhivtuva@mail.ru.
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва
Государственной услуги "Разработка примерных номенклатур
дел, инструкций по делопроизводству, иных
нормативно-методических документов"
I.Общие положения
1.Административный регламент (далее - Регламент) по исполнению Архивным агентством Республики Тыва Государственной услуги по разработке примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативно-методических документов (далее - Государственная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного агентства Республики Тыва (далее - Агентство), порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также между Агентством и республиканскими органами государственной власти, архивными учреждениями республики, органами местного самоуправления и организациями при осуществлении полномочий по разработке и утверждению (согласованию) в пределах своей компетенции нормативно-методических документов по вопросам архивного дела и организации делопроизводства для органов государственной власти Республики Тыва, органов местного самоуправления муниципальных образований республики, подведомственных организаций.
Нормативно-правовое регулирование исполнения
Государственной услуги
2.Исполнение Государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный N 9059 от 6 марта 2007 г.);
Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263;
Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;
приказом Федерального архивного агентства от 9 марта 2005 г. N 17 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2005, N 29; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13 июля 2005 г., регистрационный N 6784);
приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Российская газета, 2007, N 108; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14 мая 2007 г., регистрационный N 9449);
Законом Республики Тыва от 3 июля 2006 г. N 1893 ВХ-1 "Об архивном деле в Республике Тыва";
Положением об Архивном агентстве Республики Тыва, утвержденным постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. N 597.
Органы и организации, участвующие в исполнении
Государственной услуги
3.Исполнение Государственной услуги осуществляет Агентство при участии Центрального государственного архива Республики Тыва (далее - ЦГА РТ), архивных учреждений Республики Тыва, архивов организаций.
4.ЦГА РТ, архивные учреждения Республики Тыва, архивы организаций ежегодно до 1 ноября представляют обоснованные предложения о включении в список нормативно-методических документов, подлежащих разработке на следующий за календарным год.
5.Агентство обеспечивает исполнение Государственной услуги путем подготовки вопроса о включении предложений в список нормативно-методических документов, подлежащих разработке, на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК).
6.ЭПМК Агентства принимает решение об утверждении списка нормативно-методических документов, подлежащих разработке, на следующий за календарным год, в соответствии со своей компетенцией, определенной Положением об ЭПМК, и включает утвержденный список в годовой план работы ЭПМК.
Порядок исполнения Государственной услуги
7.Ежегодно Агентство в октябре направляет в ЦГА РТ, архивные учреждения администраций муниципальных районов республики письмо с просьбой представить до 1 ноября обоснованные письменные предложения о необходимости разработки в следующем году нормативно-методических документов по конкретной тематике и форме документа (пособие, рекомендации, номенклатура, инструкция и т.п.).
8.Поступившие документы регистрируются, после чего направляются на рассмотрение директору Агентства. После вынесения резолюции документы передаются директору ЦГА РТ - председателю ЭПМК.
9.Директор ЦГА РТ - председатель ЭПМК поручает сотрудникам отделов комплектования ведомственных архивов и делопроизводства и использования информации и публикации архивных документов (далее - ответственные исполнители) подготовку материалов к рассмотрению на заседании ЭПМК и передает документы секретарю ЭПМК.
10.Секретарь ЭПМК совместно с ответственными сотрудниками проверяет поступившие документы и включает рассмотрение вопроса в повестку дня декабрьского заседания ЭПМК, после чего передает документы ответственным исполнителям.
11.Ответственные исполнители анализируют имеющиеся в справочно-информационном фонде Агентства нормативно-методические документы, их востребованность, соответствие действующим нормам, а также представленные заявителями предложения, готовят список нормативно-методических документов, подлежащих разработке на следующий за календарным год, включая инициативные предложения, поступившие в устной форме от специалистов Агентства, в срок до 1 декабря и представляют его на заседании ЭПМК в декабре текущего года.
12.Решение ЭПМК о согласовании списка нормативно-методических документов, подлежащих разработке, и включении его в годовой план работы с установлением сроков и ответственных за разработку специалистов, после утверждения протокола директором Агентства, оформляется в виде выписки из протокола, подписывается председателем и секретарем ЭПМК и направляется во все архивные учреждения муниципальных районов (в том числе заявителям) в течение 10 дней после заседания.
13.Председатель ЭПМК неукоснительно следит за разработкой нормативно-методических документов в строгом соответствии с установленными в плане работы ЭПМК сроками, организует своевременное представление проектов нормативно-методических документов на рецензирование экспертам ЭПМК (не менее, чем за 5 рабочих дней до заседания) и рассмотрение на заседании ЭПМК. В случае невозможности рассмотрения нормативно-методического документа по уважительным причинам в установленные сроки, информирует членов ЭПМК о переносе вопроса на другое время в течение календарного года.
14.Критерием принятия решения является обсуждение на Совете по архивному делу при Архивном агентстве каждого представленного нормативно-методического документа на основании заключений экспертов, которые оформляются письменно в листе согласования к нормативно-методическому документу, и голосование членов ЭПМК.
II.Административные процедуры
15.Реализация Государственной услуги проводится для:
- оказания методической помощи организациям, являющимся источниками комплектования архивных учреждений республики, при разработке ими индивидуальных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативно-методических документов с целью совершенствования работы по вопросам архивного дела и организации делопроизводства;
- пополнения справочно-информационного фонда Агентства (далее - СИФ) актуальными нормативно-методическими документами.
Реализация Государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1.Составление списка нормативно-методических документов, подлежащих разработке на следующий за календарным год, на основании поступивших предложений. Примерные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и иные нормативно-методические документы включаются в список нормативно-методических документов, подлежащих разработке на следующий за календарным год, после рассмотрения и утверждения на заседании ЭПМК и включении в годовой план работы ЭПМК;
2.Разработка определенными в плане ЭПМК должностными лицами в установленные сроки примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативно-методических документов на основании действующих норм, правил и методических пособий, использования опыта и практики работы архивных учреждений, согласование в необходимых случаях разрабатываемых документов с республиканскими отраслевыми ведомствами и организациями, представление секретарю ЭПМК не позднее, чем за 5 рабочих дней до заседания, для передачи на рецензирование экспертам;
3.Рецензирование представленных примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативно-методических документов экспертами ЭПМК до заседания ЭПМК, и их письменные заключения в листе согласования;
4.Рассмотрение примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативно-методических документов на заседании ЭПМК в установленные планом работы сроки, принятие решения о согласовании или доработке представленных документов;
5.Регистрация согласованных на заседании ЭПМК примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативно-методических документов в СИФе Агентства. Ответственный исполнитель после согласования на заседании ЭПМК разработанного нормативно-методического документа:
- регистрирует данный нормативно-методический документ в электронной базе данных "СИФ", проставляет на бумажном носителе регистрационный номер и индекс по рубрикатору;
- систематизирует нормативно-методические документы на бумажных носителях по их видам, в систематизированном виде документы хранятся в СИФе Агентства;
- ежегодно включает в номенклатуру Агентства дело "Нормативно-методические пособия (перечни документов, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству)" со сроком хранения "До замены новыми";
6.Организация использования разработанных примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативно-методических документов организациями, ЦГА РТ, архивными учреждениями Республики Тыва, архивами организаций, являющихся источниками комплектования архивных учреждений республики.
Сведения о разработанных примерных номенклатурах дел, инструкциях по делопроизводству и иных нормативно-методических документах являются открытыми.
Разработанные примерные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и иные нормативно-методические документы, согласованные на заседании ЭПМК, по ее решению включаются в очередной номер информационно-методического бюллетеня Агентства, который издается два раза в год, и направляется во все архивные учреждения республики. Разработанные примерные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и иные нормативно-методические документы, согласованные на заседании ЭПМК, могут рассылаться во все архивные учреждения края с сопроводительным письмом для использования в работе.
По решению ЭПМК примерные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и иные нормативно-методические документы могут быть размещены на Интернет-сайте, востребованные наиболее широким кругом организаций.
16.Доступ к разработанным нормативно-методическим документам осуществляется также и по запросам заявителей. Запросы поступают в Агентство в письменной или устной форме.
17.Сотрудники отделов комплектования ведомственных архивов и делопроизводства и использования информации и публикации архивных документов ЦГА РТ на основании электронной базы данных "СИФ" осуществляют исполнение запросов в срок, не превышающий 10 дней со дня их получения.
Порядок информирования о Государственной услуге
18.Место нахождения Агентства: г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91.
Почтовый адрес для направления документов и обращений: 667010, г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91.
Телефоны: 5-48-45, 5-38-03.
Факс: 5-48-45.
Электронная почта: e-mail: arhivtuva@mail.ru.
Интернет-сайт Агентства: www.arhivtuva.da.ru.
19.График работы Агентства:
Понедельник-четверг: 8.00 - 17.00 час.
Пятница: 8.00 - 12.00 час.
Перерыв на обед: 12.00 - 13.00 час.
Выходные: суббота - воскресенье.
20.Информация об исполняемой Агентством Государственной услуге предоставляется в помещении ЦГА РТ, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на интернет-сайте "Архивы Республики Тыва".
21.Информирование по процедуре исполнения Государственной услуги производится:
- по телефону 5-38-03;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения в Агентство.
22.При ответах на телефонные звонки сотрудник Агентства подробно в вежливой форме информирует обратившегося по интересующему его вопросу. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
23.Для подготовки ответа, требующего времени, сотрудник может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования по интересующему его вопросу.
24.Информирование посредством личного общения осуществляется по предварительному договору по телефону. Сотрудник Агентства обязан принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен на другой день по устному договору сторон.
25.При информировании по письменному обращению ответ направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.
26.Информация по запросу, направленная через интернет-сайт, размещается на сайте "Архивы Республики Тыва" в разделе "Гостевая книга".
27.При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.
28.Обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.
Требования к месту приема заявителей
29.Организация приема по информированию о выполнении Государственной услуги осуществляется специалистами Агентства на рабочем месте в соответствии с режимом работы Агентства.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения Государственной
услуги на основании настоящего Регламента
30.Заявители, физические и юридические лица, направившие запросы о примерных номенклатурах дел, инструкциях по делопроизводству и иных нормативно-методических документах в Агентство, разработанных в соответствии с планом работы ЭПМК и согласованных на ее заседаниях, могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения Государственной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба) устно или письменно в Агентство непосредственно к директору Агентства или директору ЦГА РТ. В письменной жалобе указываются:
- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись.
31.Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 10 рабочих дней с момента поступления.
32.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности лиц, допустивших нарушения в ходе исполнения Государственной услуги на основании настоящего Регламента.
Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
33.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу поставленных вопросов.